Arrangörslag (herrsektionen)

Här följer en lista över vad Arrangörslagen ansvarar för, mer information om varje uppgift finns längre ner samt i vänstermenyn.

• Arbetsfördelning av de arbetande lagen
• Ekonomi - kiosken hanteras utan kontanter. Se till att surfplattor, kortläsare, swishlappar är laddade och redo.
• Inköp - Beställningar, Returer
• Tält
• Grill - Ut- & inkörning med traktor
• Förvaring av kyl & frysvaror
• Kontaktperson till anmälda lag
• Kontakt med kansliet
• Hämta ut nycklar från kansliet
• Spelprogram
• Sekretariatsvagn
• Diplom
• Efterstädning
• Tävlingssekretariat - Läs separat sida.

Varje lag ska ha minst ett arbetsområde. Tänk på hur många spelare lagen har när ni fördelar vilka arbetsuppgifter som de ska ha. Tex kräver hamburgeriet mer personer än tex lotteriet.

Under turneringen ansvarar alltid Arrangörslagen för Tävlingssekretariatet samt minst ett till arbetsområde. Är ni många spelare så kan ni behöva ta på er fler arbetsområden.

Dessa arbetsområden finns:

Dessa arbetsområden ska fördelas:

• Arrangörslag (Övergripande ansvar)
• Tävlingssekretariat (Tävlingsledning, speaker, info, kontakt med lagen mm) Arrangörslagen har detta
• Lotteri (insamling av priser, försäljning)
• Kiosk (kioskförsäljning, varmkorv, klämmackor, fika, dricka, kaffe mm i kiosken)
• Hamburgare (tillagning, försäljning)
• Parkering (Parkeringsansvariga)
• Städ (Arenaområdet, toaletter, omklädningsrum mm)
• Sockervadd? Popcorn? Hopp-borg?
• Domare
• Sjukvårdsansvarig

Fördelningen av arbetsområden bör vara klart minst 2 månader innan cup-start. Detta för att varje lag ska kunna planera i god tid och förbereda utan stress. 

När allt är fördelat kallar ni till en träff med representanter från övriga berörda lag. Ni presenterar hur ni tänkt och går igenom vad de behöver ordna.

Detta ordnar vaktmästeriet innan cupen:

• Utplacering av mål.
• Linjering av matchplaner.
• Planutmärkning (Heden 1, Heden 2, Heden 3)
• Uppmärkning av toaletter.
• Ser till att det finns städgrejer, toapapper etc.finns.
• Ställer fram skyltar, bockar o avspärrningsband.

Kontakta vakmästeriet ifall ni behöver bord, bänkar etc.

Detta ordnar kansliet:

• Skickar ut inbjudan till cupen.
• Tar emot anmälningar.
• Beställer container.
• Bokar plan på Heden.
• Bokar sekretariatvagnen och fixar att den kommer på rätt plats.
• Låda innehållande:
  - Visselpipor
  - Tidtagarur m. extra batterier.
  - Röda/gula kort.
• Domartröjor.
• Beställning av glass.
• Fixar önskade diplom.

Beställningar:

Beställningar för kiosk och hamburgeri görs minst en veckan innan cupen hos Ica Supermarket i Bergsviken. Lämna en inköpslista hos Sandra med telefonnr. till ansvarig.

Spara och lämna in alla kvitton till kansliet.

Under cupen säljs, förutom egenbakat fika, följande:

Kaffe 
The 

Läsk (cola, cola light, fanta, loka naturell, loka citron)

Festis (apelsin, päron, äpple)

Korv med bröd 

Toast (skinka o ost)

Fika

Chips

Ostbågar (små påsar)

Bilpåse

Gott & Blandat 

Japp (dubbel)

Daim (dubbel)

Kexchoklad  

Andra inköp som tex. hamburgerfickor, servetter, muggar etc. köps in från NKV. Spara ev. kvitton/följesedlar och lämna in på kansliet.

Tips! servetter och muggar brukar gå att fixa genom sponsring.

Returer

Fråga Sandra på Ica vilka varor som går att returnera efter cupen och vad som gäller vid brutna förpackningar etc. För en dialog mellan cuperna (5-manna/7-manna) ifall ev. varor kan överlämnas/köpas av. 

Varor som inte kan returneras efter båda cuperna kan ev. den ord. kioskverksamheten ta hand om. Kontakta kansliet ang. detta.

Ni hittar beställningar från tidigare år under fliken "kiosk" & "hamburgeri".

Uppsättning stora tältet:

Sker dagen/kvällen innan cupen. Tält ligger nerpackat i en låda på hjul i garaget (högra porten) längst in. Vagnen kan lyftas med traktorn. Manual för uppsättning hittar ni i lådan.

Nedtagningstora tältet:

Tältet tas ner efter 5-manna cupen och packas åter i lådan. Se till att alla delar från tältet kommer tillbaka. Vik inte ner duken ifall den är fuktig.

Små tält finns i garaget.

Kontakta vaktmästeriet vid frågor. 

TIPS! fördel att hjälpas åt så många som möjlgt med uppsättning och nedtagning av tältet. Duken är stor och kan vara bökig att få upp. 

Utkörning:

Vaktmästeriet ställer ut grillen inför cupen. Meddela var ni önskar att den ska stå.

Inkörning:

Ställ grillen i garaget (där klipparen står) så ställer vakmästeriet in den nästkommande arb.dag. Grillen kan lyftas med traktorn.

OBS! Tillhörande elkablar + gasol hämtas och lämnas i garaget. (högra porten) kontakta vaktmästeriet vid frågor.

Kylvaror

Kylvaror till hamburgeriet ska förvaras i gamla domarrummet och kansliet.

Kolla upp i förväg så att det finns tillräckligt med plats.

Drickor förvaras i hockeyförådet, de som inte rymms i kylarna

Frysvaror

Hamburgare och hamburgerbröd ska förvaras i gamla domarrummet och/eller vaktmästeriet. Kolla upp i förväg så att det finns tillräckligt med plats.

Det bör vara klart vem som ska fungera som kontaktperson vid olika tillfällen. Det kan vara samma person som är kontaktperson till samtliga men det är inget krav.

Följande områden bör ha kontaktperson:

• Kontaktperson till anmälda lag.
  Tex vid frågor som kan röra spelprogram, tävlingsregler, lokalfrågor mm.
• Kontaktperson till kansliet
  Det kommer att krävas mycket kontakt med kansliet. Tex vid praktiska frågor som material mm, nyckeluthämtningar, ekonomiska frågor, förberedande frågor mm.
• Kontaktperson till Ica
  Vi gör våra inköp på ICA Supermarket. Det bör alltid vara samma person som för kontakten vid beställningar, inköp, returer och liknande.

Föreningsutvecklaren ansvarar för spelschemat tillsammans med kansli och sektioner.

Kansliet bokar sekretariatvagnen och fixar att den ställs upp på Heden.

Stäm av med kansliet att vagnen är bokad.

Kontakta kansliet som har en mall.

När cupen är slut:

• Städa alla omklädningsrum, sekretariat, klubblokal o kiosk.
  - omklädning, kiosk och klubblokal ska skuras.
  - Allt material som använts under cupen sätts tillbaka på sin ordinarie plats.
• Plocka upp allt skräp från området och töm alla sopkorgar/soptunnor i containern. 
• Parkeringen plockas bort.
• Tältet ska rivas och läggas i lådan samt ställas in i garaget. (lådan går att lyfta med traktorn)
• Grillen ska tillbaka till containern. (ställ innanför bommen så tar vaktmästeriet undan den nästa arb.dag)
• VIKTIGT; sätt gärna fler personer på sista arbetspassen. Informera även att ingen går hem förrens allt är klart.